Afval dat bezoekers van jouw evenement achterlaten, moet je als organisator van het evenement zelf opruimen. Let hierbij op het scheiden van afval.

Het opruimen van afval geldt voor het in gebruik genomen evenemententerrein én voor de aangrenzende straten en pleinen. Na afloop van het evenement maak je alles schoon. De dag na het evenement vóór 09.00 uur is alles opgeruimd en schoon. Is het niet tijdig schoongemaakt, dan krijgt de evenementenorganisator tot 10.00 uur de tijd om dit alsnog zelf te doen. Doet de organisator dit niet, dan zorgt de gemeente voor de schoonmaak. De kosten worden verhaald op de organisatie.

Schouwburgplein en Henseniusplein: bij een evenement op deze pleinen moet je rekening houden met de weekmarkt op maandag en de minimarkt op donderdag, vrijdag en zaterdag. Om deze reden moet alles op maandag, donderdag, vrijdag en zaterdag om 07.00 uur schoon en opgeruimd zijn (uitzonderingen hierop zijn de carnavalsweek, kermisweek en Venray on Ice).

Bij de kermis ruimt de gemeente het afval op. Bij de carnaval (Roetsj) levert de organisator de pleinen veegschoon op. Op de andere dagen maakt de gemeente schoon.

Je mag tijdens je evenement geen ballonoplatingen doen. Dit is namelijk erg schadelijk voor het milieu. Zie de factsheet.

Er zijn genoeg leuke alternatieven. Neem ter inspiratie een kijkje op: www.dieballongaatnietop.nl.

Het opbouwen van een buitenevenement mag uiterlijk 2 dagen voorafgaande aan het evenement. Op doordeweekse dagen tussen 07.00 uur en 20.00 uur en in het weekend tussen 08.00 uur en 20.00 uur. Met uitzondering van het opbouwen en afbreken van grotere evenementen zoals de kermis en carnaval.

Het buitenevenement moet uiterlijk de dag na het evenement zijn afgebroken. Het afbreken moet plaatsvinden tussen 07.00 uur en 20.00 uur. Met uitzondering van Henseniusplein en Schouwburgplein, hier moet op maandag en zaterdag uiterlijk om 07.00 uur alles opgeruimd zijn vanwege weekmarkt/minimarkt.

Let bij het opbouwen en afbreken erop dat er ook koopzondagen zijn in het centrum van Venray. Zie voor meer informatie de openingstijden van winkels.

Er moeten voldoende fietsenstallingen en parkeerplaatsen zijn voor bezoekers die met fiets of auto komen.

Meer info over parkeren vind je op de website van de gemeente Venray.

De eindtijden van evenementen zijn vastgelegd in de regeling “Geluid bij horeca, horecagerelateerde festiviteiten en evenementen”.

Omwonenden kunnen (over)last hebben van het geluid bij evenementen. Geluidsbelastende evenementen worden daarom gelimiteerd in de regeling “Geluid bij horeca, horecagerelateerde festiviteiten en evenementen”.
In deze regeling is de maximale geluidsbelasting en de hoogte van bastonen vastgelegd. Ook is het maximum aantal geluidsbelastende dagen bepaald waar tijdens evenementen gebruik van mag worden gemaakt.

De gemeente kan (op verzoek) de geluidsapparatuur voorafgaand aan het evenement verzegelen. Dit doet de toezichthouder milieu (geluid). Zo weet je dat het geluid niet te hard staat en voorkom je een boete. Ook kun je zelf een geluidsbegrenzer aanschaffen, zodat het geluid nooit harder is dan de toegestane norm.

Veel jongeren hebben tegenwoordig last van gehoorschade. Om te voorkomen dat bezoekers van evenementen gehoorschade oplopen, let de gemeente op hoe hard het geluid staat. Meer informatie over het tegengaan van gehoorschade vind je op Hoorstichting en op GGD Limburg Noord.

Het gebruik van kunststof bij diverse evenementen is verplicht als de openbare orde en veiligheid in het geding is. Is bij het verstrekken van alcoholische of frisdranken in de buitenlucht één van onderstaande criteria van toepassing, dan dient gebruik te worden gemaakt van kunststof glazen of bekers.
Het gebruik van kunststof glazen of bekers buiten is verplicht indien redelijkerwijs aangenomen kan worden dat:

• er is sprake van staand publiek; ook wanneer er in de avond staand publiek is, gebruikt de ondernemer de hele dag kunststof glazen/bekers;
• betreffende ondernemer er niet op toe kan zien dat het glaswerk binnen zijn bedrijf blijft;
• een (extra) buitenbuffet of mobiele bar in gebruik genomen is;
• het bedrijf niet hoofdzakelijk eten verstrekt (restaurant).

De burgemeester kan ontheffing verlenen van de plicht tot het gebruik van kunststof.

De kosten voor het gebruik van water en stroom berekent de gemeente door aan de organisator. Als het stroomverbruik maximaal 250 kWh en/of het waterverbruik maximaal 10 m³ is krijg je geen factuur.

Als evenementenorganisator ben je verantwoordelijk voor het veilig en verantwoord schenken van alcohol tijdens jouw evenement (o.a. geen drank onder de 18 jaar). Voor het verstrekken van zwakalcoholische dranken heb je een ontheffing nodig in het kader van de Drank- en Horecawet (DHW; artikel 35).

De verantwoordelijke van degenen die alcohol schenken, moet minimaal 21 jaar zijn en geen strafblad hebben.

Er wordt (conform Drank- en Horecawet) géén alcoholhoudende drank verkocht of geschonken:

• aan personen van wie niet is vastgesteld dat deze de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt, en evenmin als de drank kennelijk bestemd is voor iemand onder de 18 jaar (doorgeven van alcohol aan minderjarigen).
• aan iemand van wie duidelijk is dat hij reeds onder invloed van alcohol of van een verdovend middel is.

Meer info over verantwoord alcoholgebruik vind je op de website van Alcoholinfo.

Alcohol (en ook drugs) zijn verslavende middelen en kunnen negatieve gevolgen hebben voor mens en omgeving (gezondheid, overlast, veiligheid). De stichting Vincent van Gogh kan advies geven over welke (preventieve) maatregelen te nemen als het gaat om het gebruik van alcohol en drugs tijdens evenementen. Bij sommige evenementen is het zelfs verplicht om contact te hebben met de stichting Vincent van Gogh op gebied van alcohol en drugs. Tijdens het vergunningentraject ontvang je een directe contactpersoon. Meer informatie vind je op VVGI.

Drugs zijn verboden. Zorg als organisator dat je hier duidelijk over bent en dit ook communiceert, bijvoorbeeld via huisregels:

• het is niet toegestaan drugs mee het terrein op te nemen of in bezit te hebben;
• indien de drugs gevonden worden bij de toegang of op het terrein, worden de drugs in beslag genomen en word je van het terrein verwijderd;
• indien nodig wordt de politie ingeschakeld;
• bezoekers onder invloed van drugs worden niet toegelaten tot het terrein.

Verder kun je de bezoekers van jouw evenement informeren over de risico’s van druggebruik en stimuleren van bewuste keuzes.
Als organisator ben je verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement en dus ook voor naleving van de Opiumwet. Het toezicht op het evenemententerrein ligt primair bij de organisator. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een (uitgebreide) toegangscontrole.
Verder heb je een signalerende functie als het gaat om bezoekers die onwel (dreigen te) worden of andere gezondheidsincidenten.

Verwacht je bij jouw evenement veel druggebruik? Dan tref je als organisator extra maatregelen om risico’s en gezondheidsschade te reduceren. Denk bijvoorbeeld aan gratis water of een drugstest faciliteit, waar ook voorlichting wordt gegeven.
Meer informatie vind je op de websites van drugsinfo www.drugsinfo.nl/publiek en op de website van Vincent van Gogh.

Het evenement moet voldoen aan de eisen van brandveiligheid. Deze staan vastgelegd in het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (Besluit BGBOP). Denk aan maatregelen om (verdere uitbreiding van) brand te voorkomen, vluchtroutes en blusvoorzieningen. In dit filmpje wordt het Besluit BGBOP toegelicht met twee voorbeelden (organiseren evenement en exploiteren camping).

Meer info over brandveiligheid in gebouwen vind je op de website van de gemeente Venray.

Om te bepalen of een bepaald evenement toelaatbaar is op de daarvoor beoogde locatie wordt getoetst aan de volgende criteria:

Grootte en ligging

De grootte en ligging van een locatie zijn belangrijk vanwege het aantal te verwachten bezoekers en de mate van overlast voor de omgeving. Op locaties die rust en meditatie uitstralen, passen relatief rustige evenementen. In het centrum kunnen meer levendige evenementen plaatsvinden.

Bereikbaarheid
Op welke manieren is de locatie te bereiken: zowel per auto, per fiets als met het openbaar vervoer? Zijn er voldoende parkeergelegenheden en fietsenstallingen? Hoe groot is de afstand van de parkeerplaats tot het evenement? Hoe verloopt de aan- en afvoer van goederen? Is de bereikbaarheid voor hulpdiensten op orde? En hoe staat het met vluchtwegen? Ook deze aspecten zijn belangrijk bij de bepaling of een evenement op een bepaalde locatie kan plaatsvinden.

Ruimtelijke geschiktheid
Een locatie moet ook ruimtelijk geschikt zijn voor een evenement. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar de belastbaarheid van een locatie: ligt er een parkeergarage onder, waardoor grote attracties of podia in combinatie met veel bezoekers niet mogelijk is (zoals het Gouden Leeuwplein). Ook de aanwezigheid van vaste elementen, zoals meubilair, bomen, etc. zijn belangrijk om rekening mee te houden.

Aantal evenementen en de duur van het evenement
Ieder weekend een evenement op dezelfde locatie betekent (over)last voor omwonenden en/of andere belanghebbenden (denk aan ondernemers of standplaatshouders). We kijken dan ook naar de spreiding van evenementen over verschillende locaties en de duur van evenementen. Geluidbelastende evenementen worden gelimiteerd in de regeling "Geluid bij horeca, horeca gerelateerde festiviteiten en evenementen". In deze regeling is het maximum aantal geluidbelastende dagen (per locatie) bepaald.
Een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid is immers van belang. Bewoners en ondernemers in de binnenstad weten dat er veel evenementen plaatsvinden in het centrum, maar willen er ook prettig kunnen wonen en ondernemen, zonder al te veel (over)last. Elkaar met respect behandelen is belangrijk. Houd je dus aan de spelregels, zoals geluidsnormen, opruimen van afval, eindtijden, tijden van opbouwen en afbreken.

Natuur, milieu en gezondheid
Bij de bepaling van een geschikte locatie kijken we ook naar de gevolgen van het evenement voor natuur, milieu en gezondheid. Zo is een motorcross-wedstrijd midden in een natuurgebied bijvoorbeeld niet gewenst.

We kunnen concluderen dat er in principe op iedere locatie die voldoet aan de hierboven genoemde geschiktheidscriteria, een evenement kan plaatsvinden. Wel is het zo dat, buiten de locaties die in de regeling Geluid zijn benoemd, er maximaal 4 evenementen per overige locatie mogen plaatsvinden met een maximaal geluidsniveau van 80 dB(A) en 93 dB(C) gemeten op de gevel van de dichtstbijzijnde woning.

Venray kent vele locaties waar evenementen kunnen worden georganiseerd. De meesten hebben we voor jou in kaart gebracht op de pagina Evenementenlocaties.

Als organisator ben je verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid op het evenemententerrein. Het is van groot belang dat evenementen veilig en ordelijk verlopen en dat overlast voor omwonenden wordt voorkomen en beperkt. Daarom stelt de gemeente voorschriften en regels op die de openbare orde en veiligheid waarborgen en de risico’s op onveilige situaties zoveel mogelijk beperken. Dit gebeurt vrijwel altijd in overleg met politie, brandweer en Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). Als organisator moet je je houden aan deze voorgeschreven voorschriften en regels. Voor vechtsportevenementen moet je je houden aan de richtlijn regulering vechsportgala's (pagina 9-19). De gemeente toetst onder andere aan deze richtlijn.

De gemeente controleert of de organisator van een evenement zich houdt aan de spelregels en de voorschriften uit de vergunning (zoals afval opruimen, tijden opbouwen en afbreken, eindtijden evenement). We willen voorkomen dat er onveilige situaties of overlast voor omwonenden ontstaan. Volg daarom altijd de adviezen en aanwijzingen van gemeentelijke toezichthouders, opsporingsambtenaren (BOA’s) en hulpdiensten (zoals politie, brandweer en ambulance) op.

Hoe de gemeente het toezicht houdt op en de handhaving van de geluidsnormen uitvoert, is opgenomen in de regeling “Geluid bij horeca, horecagerelateerde festiviteiten en evenementen”.

Bij een vergunningaanvraag adviseert de Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) de gemeente onder andere over de te nemen maatregelen op het gebied van gezondheid en hygiëne. Als organisator ben je voor die maatregelen verantwoordelijk. Meer informatie vind je op de website van GGD Limburg Noord.

De laatste jaren is het steeds meer ‘in’ om bij festivals en hardloopevenementen kleurpoeders te gebruiken. Kleurenpoeders kunnen gezondheidseffecten en veroorzaken, zoals irritatie aan de huid, ogen en luchtwegen. Ook kan er zelfs ontbrandings-/explosiegevaar ontstaan bij gebruik van kleurpoeders. Daarom zijn kleurpoeders verboden.

Reclame maken voor je evenement

Dit kan op verschillende manieren:

• via de website van Venray Bloeit: meld je evenement aan via het formulier dat je vindt op Venraybloeit.nl
• via de website van VVV Noord-Limburg: stuur een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Vermeld daarin de naam van het evenement, de datum, een korte omschrijving en eventueel een logo of foto
• via reclameborden op invalswegen en driehoeks- en sandwichborden in de openbare ruimte van Venray. Neem contact op met het VVV kantoor in Venray via (0478) 51 05 05.

Versieren van het evenemententerrein

Wil je banners, vlaggen of andere versieringen ophangen om je evenement aan te kleden? Dat is natuurlijk leuk en we hebben een aantal tips voor je!

• Houd altijd rekening met de verkeersveiligheid: de hoogte van de versiering is minimaal 4.30 meter op het laagste punt (voor doorgang voertuigen). Let er ook op dat versieringen het zicht van verkeersdeelnemers niet belemmert.
• Voorkom beschadigingen aan bomen: gebruik geen tyraps, nietjes, spijkers, etc. Maak gebruik van bindbuis (meerdere keren om de tak wikkelen is beter voor de boom) of boomband.
• Er mag niets aan de al aanwezige verlichting en straatmeubilair worden (op)gehangen of bevestigd. Ook mag je zelf geen verankeringen in de bestrating aanbrengen.
• Je mag, zonder toestemming, geen sfeerverlichting aanbrengen aan gemeentelijke eigendommen.
• Verwijder de versiering maximaal één dag na het evenement.
• De schade die ontstaat door versieringen aan gemeentelijke eigendommen verhalen we op de organisatie.

Het rommelen met de eigen identiteit kan grote gevolgen hebben. Daarom is er extra aandacht voor jongeren die zich hier schuldig aan maken. Zij worden doorverwezen naar HALT. Van jou als horecaondernemer of organisator van een evenementen verwachten we dat je je portiers of beveiligers goed instrueert:

• Bij een vermoeden van een vals identiteitsbewijs schakelt de portier of beveiliger direct de politie of een gemeentelijke boa in.
• De portier of beveiliger vraagt de jongere te blijven staan en houdt het gebruikte identiteitsbewijs bij zich tot de politie of boa ter plaatse is.
• Als de jongere niet vrijwillig blijft staan, gaat de portier of beveiliger over tot aanhouding op heterdaad. Wijs de jongere hier ook op.

Overigens is er ook extra aandacht voor het drinken van alcohol onder de 18 jaar, openbaar dronkenschap, het opgeven van een valse naam, het niet tonen van een identiteitsbewijs en baldadigheid.

Over het algemeen geldt de landelijke richtlijn van één hulpverlener bij 1000 bezoekers. Dit is ook afhankelijk van het evenement. Gelden er verlichtende of verzwarende factoren? Dan wordt hiervan afgeweken en geeft de GHOR een specifiek advies voor jouw evenement.

Als er EHBO nodig is, dan moet er een EHBO-post zijn. Hier vindt hulpverlening plaats door een gecertificeerde EHBO-er. De EHBO-post moet duidelijk herkenbaar zijn en goed bereikbaar zijn voor publiek en ambulance. Denk ook aan een goede inrichting van de EHBO-post, zoals electriciteit, temperatuurregeling, stromend water, toilet en een EHBO-koffer volgens de norm van het Oranje Kruis, inclusief AED.

Organiseer je een evenement in de openbare ruimte en is het nodig dat wegen worden afgezet? Dan maak je hiervoor gebruik van verkeersvoorzieningen (zoals schrikhekken, verkeersborden of omleidingsborden). Eenvoudige verkeersvoorzieningen regel je zelf, zoals het afzetten van de weg of woonerf. Je betaalt hiervoor zelf de kosten. Voor evenementen waar meer complexe verkeersmaatregelen nodig zijn, regel je de verkeersvoorzieningen samen met de gemeente.

Dit filmpje maakt het belang van een goede bereikbaarheid van panden duidelijk, ook bij straatfeesten.

Zorg dat je evenement toegankelijk is voor mensen met een beperking. Het Gehandicaptenplatform Venray informeert en adviseert jou graag en heeft een handige checklist Evenementen zonder beperking. Maak hier gebruik van, zodat iedereen van jouw evenement kan genieten.

Is er sprake van extreme hitte tijdens jouw evenement? Dit kan een serieuze bedreiging zijn voor de volksgezondheid. Kijk voor meer info en tips op de website van GGD Limburg Noord.

Let erop dat je goed verzekerd bent als je een evenement organiseert. Er kan altijd iets misgaan. Bijvoorbeeld schade aan eigendommen. Of het evenement gaat niet door. Een evenementenverzekering kan jou beschermen tegen de financiële gevolgen. Raadpleeg je verzekeraar voor meer informate.

Er zijn verschillende mogelijkheden om je evenement duurzaam te organiseren. Dit kan door duurzaam om te gaan met materialen, afval, energie en water. Maar ook kun je zorgen voor eerlijke en milieuvriendelijke handel en milieuvriendelijk vervoer naar jouw evenement. Je leest er meer over op de pagina Duurzaam evenementen organiseren in Venray. Kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij het verduurzamen van jouw evenement? Neem contact op met Stichting DUURCOOP. Deze stichting levert ook materialen, zoals fietsenrekken.

Wat te doen als jouw evenement plaatsvindt op dezelfde locatie als waar de vaste standplaatshouders staan?

• Neem zo spoedig mogelijk contact op met de standplaatshouder(s) en kijk of ze onderdeel uit kunnen maken van het evenement;
• Is dit mogelijk, dan teken de standplaats(en) in op de evenemententekening;
• Is dit niet mogelijk, of heb je hier vragen over, neem dan contact op met de gemeente.